Vaikuttava viesti menee perille

Oikeanlainen viestintä on välttämätön osa organisaatioiden toimintaa. Jokainen työntekijä on vuorovaikutuksessa eri sidosryhmien kanssa. Ilman toimintaa aiheuttavaa ja ymmärrettävää vaikuttamista eivät ihmiset toimi strategian mukaisesti. Mitkä ovat tehokkaimmat vaikuttamisen keinot ja kohteet? Miksi oman viestin vaikuttavuuteen kannattaa kiinnittää huomiota? Pidin aiheesta key note –puheen controllereille, joiden tärkeä tehtävä on saada talouden viestit perille yrityksen johdolle ja henkilöstölle. Alla pintaraapaisu puheenvuoron pääasioihin.

Tuletko kuulluksi?

Johtajat ovat kiireisiä. Toisinaan tuntuu, että päättäjät elävät läpinäkyvässä kuplassa, jonka läpi on haastavaa saada viesti perille. Saatat olla Suomen pätevin asiantuntija alallasi, mutta johtoryhmä ei vaikuta ymmärtävän arvoasi. Näennäisesti asiasi kuunnellaan, mutta päätöksiä ehdotustesi edistämiseksi ei tapahdu. Kuulostaako tutulta?

Pulma ei ole huono johtaja (ok, toisinaan on) tai tekemäsi työ. Ongelma on siinä, että viesti ei tavoita kuulijaa. Lisäksi viestin vastaanottajan asenteet, ajan puute, muut ärsykkeet ja taustatiedot vaikuttavat siihen, miten viesti tulkitaan. Jos viestin vastaanottajan ajatus todellisuudesta on ristiriidassa sanomasi kanssa, hän suodattaa viestisi omaan kuplaansa sopivaksi. Lopputulema on väärinymmärrys tai epätoivottu toiminta.

Kultakalan keskittymiskyky on yhdeksän sekuntia. Ihmisen keskittymiskyky oli vielä parikymmentä vuotta sitten 12 sekuntia. Nykyään se on kahdeksan. Sanomasi ei pärjää tietotulvassa ja risteilevien ajatusten viidakossa, ellei sen kertomistapaan ja kanavaan kiinnitetä erityistä huomiota.

Vuorovaikutus on kahden kauppa. Et voi määrätä millä asenteella kuulija on, mutta paketoimalla ja lähettämällä viestisi tehokkaasti voit vaikuttaa viestin ymmärrettävyyteen. Ota selville mitä kuulija odottaa. Sido oma viestisi hänen tavoitteisiinsa ja motiiveihinsa. Kuuntele ja kysele. On tärkeää muodostaa oikeanlainen käsitys omasta positiostaan kuulijan ajatuksissa. Kun tunnet oman paikkasi muiden silmissä, voit paremmin pyrkiä muokkaamaan asenteita sinua kohtaan. Myy ensin itsesi, jotta voit myydä viestisi.

Paranna viestin vaikuttavuutta

Positiivinen ja aidosti kiinnostunut asennoituminen tilannetta ja kuulijaa kohtaan kasvattaa puhujan karismaa. Läsnäolo ja asiaan perehtyneisyys luo vakuuttavuutta. Valmistaudu huolella ja mieti etukäteen vastaukset mahdollisesti keskustelua aiheuttaviin asioihin. Ole rehellinen. Asiantuntijuutta ei syö se, että ei tiedä vastausta jokaiseen kysymykseen. Toimi kuten viestit. Tuo reilusti esiin mihin asioihin olet perehtynyt ja osoita aitoa halua selvittää kysymysmerkeiksi jäävät asiat.

Ihminen on läsnä kaikilla aisteillaan. Siksi myös ulkoinen olemus, ryhti, tuoksu ja tapa käyttäytyä vaikuttavat siihen, miten valovoimaiseksi puhuja koetaan. Jokaisen henkilökohtaisessa puheviestinnän työkalupakissa on loistava perustason varustelu: ääni ja elekieli. Näiden työkalujen taitava käyttäjä on tehokas viestijä. Äänen avulla on helppo kiinnittää kuulijan huomio ja korostaa sanomaa. Äänen painot, sävy, tauot, voimakkuus, korkeus ja puheen rytmi ovat elekieleen yhdistettynä sanoja tehokkaampia. Kanssaihmisten tarkkailu ja oman elekielen tietoinen hallinta kehittää metatason viestintätaitoja. Suoritapa koe: kun keskustelet kollegan kanssa, laita kädet puuskaan tai risti jalat. Seuraako hän perässä? Välillänne saattaa olla sanaton yhteisymmärrys.

Tehokas sanoma puhuttelee. Tavoite on herättää huomio ja aiheuttaa reaktio, johon sinä voit vuorostasi reagoida. Leivo viesti makupalaksi, joka kuulijan on helppo pureskella. Houkuttele kuulija kiinnostumaan. Kysy osuva kysymys. Aloita siitä, mikä viestissäsi on pääasia. Miksi tarjoamasi tieto on tärkeää? Perustele lyhyesti. Pidä viestit informatiivisina ja jätä turhat selitykset pois. Ole tarkka ja yksilöi tietoa. Mieti onko vielä lyhempi ja asiapitoisempi tapa ilmaista sanoma. Tarkista, että tiedot ovat oikein.

Kynä on miekkaa terävämpi. Voit vaikuttaa siihen, otetaanko viesti vastaan positiivisella vai negatiivisella mielellä. Voit tekstillä ja kommunikointitavalla innostaa, lannistaa tai esimerkiksi lisätä omaa uskottavuuttasi. Taitava viestijä motivoi kuulijaa kuuntelemaan. Samoin kuin hyvä neuvonantaja auttaa supersankaria loistamaan. Harva pikkupoika haluaa olla Robin, mutta aikuisten maailmassa se, joka osaamisellaan mahdollistaa Bätmänin urotyöt, saa osakseen luottamuksen ja arvostuksen. Tarjoa tietoa, joka hyödyttää kuulijaa. Jos viet ikäviä uutisia, paketoi niiden kylkeen kuulijaa hyödyttävää tietoa: tarjoa johtajalle keinoja pelastaa kasvonsa tai ratkaisuehdotuksia ikävän tilanteen korjaamiseksi.

Kenet haluat vakuuttaa?

Valitse oikeat kohteet. Kuka vaikuttaa päättäjän mielipiteeseen? Hanki suosittelijoita, jotka ovat lähellä päättäjiä, ymmärtävät sanomasi tärkeyden ja ovat samaa mieltä kanssasi. Usein työkaveri on tärkein kohderyhmäsi. Keskustelkaa, vaihtakaa mielipiteitä, tukekaa toisianne ja lähettäkää samaa viestiä. Yhdessä vaikutatte enemmän lopulliseen kohderyhmään: johtajaan tai henkilöstöön.

Eri kohderyhmät vaativat erilaiset sisällöt ja vaikuttamisen keinot. Henkilöstöä kiinnostaa ja motivoi eri asiat, kuin johtoryhmää. Ihmiset vastaanottavat viestejä erilaisten osaamistaustojen ja tavoitteiden suodattamina. Mediaosaaja tarkastelee tapahtumia eri kulmalla kuin kauppakorkeataustan talousjohtaja. Myös asiantuntijuutesi arvostus ja uskottavuus on erilainen eri positioissa olevien ihmisten silmin. Tämä on hyvä tiedostaa kun valikoi tehokkaita vaikuttamisen keinoja, mutta sen ei pidä antaa vaikuttaa omaan ammatilliseen itsetuntoon.

Esimerkiksi kansanedustajat voidaan jakaa eri kerrosten edustajiin. Pahnan pohjalla ovat uudet ensimmäisen kauden kansanedustajat, nuoret ja naiset. Heidän on järkevintä pyrkiä vaikuttamaan ryhmän mielipiteeseen kokeneemman ja arvostetumman edustajan tai ulkopuolisen asiantuntijan kautta. Tämä ei tietenkään ole reilua eikä oikeudenmukaista. Sosiaalisten valtahierarkioiden itseohjautuvat mekanismit ovat usein järjen vastaisia ja ne ovat erilaisia toimijoista ja toimintaympäristöstä riippuen. Oletko sinä kohderyhmäsi mielestä riittävän vakuuttava asiantuntija, vai pitäisikö viestille hakea tukea ulkopuolisen osaajan näkemyksestä?

Valitse oikea kanava ja niiden yhdistelmät. Vaikuttavin kohtaaminen tapahtuu kasvotusten. Se on vuorovaikutusta kaikille aisteille. Puhelimitse kuulee puhujan mielialan ja äänen elon, mikä parantaa viestin tehoa ja ymmärrettävyyttä kirjoitettuun sanomaan nähden. Interaktiivinen chatti on parempi vaihtoehto, kuin esimerkiksi sähköposti, jonka luetuksi ja oikein ymmärretyksi tulemista ei viestin lähettäjä voi tarkistaa. Kaikkein kankein kanava on yksipuolinen tiedote, uutiskirje tai artikkeli intranetissä. Niihin ei kirjoittaja edes odota reaktiota ja vastuu jää täysin viestin vastaanottajalle.

Tehokas viestijä on onnellisempi työntekijä

Olet paras osaaja omassa työssäsi. Näytä se kollegoille ja esimiehille paremmilla viestintätaidoilla. Huomaat, että pikkuhiljaa se tunne, että taitojasi ei huomata, vähenee. Sinut noteerataan, viestisi kuullaan ja sitä arvostetaan. Anna asiantuntemuksesi tulla esiin. Arvosta itseäsi ja mieti miksi olet hyvä, jotta voit paketoida ja viestiä osaamisesi paremmin. Tunnusta heikot alueesi ja kehitä niitä aktiivisesti. Urakehitys ja kunnioitus työelämässä on tulosta kyvystä viestiä omaa asiantuntijuutta, verkottua ja vaikuttaa. Työ on sitä tuottavampaa, mitä tehokkaammin saat sen tulokset kommunikoitua. Tee organisaatiolle tuottamasi lisäarvo näkyväksi ja ole tyytyväinen viestintään, kun saat aikaan toivottua toimintaa kaikissa tarpeellisissa kohderyhmissä.

Kiinnostuitko kuulemaan lisää? Tarjoan motivoivia puheenvuoroja ja koulutuksia, joiden asiasisällöt voidaan kohdistaa palvelemaan eri kohderyhmiä tarpeiden mukaan. Ota yhteyttä mirita (at) mirita.fi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *